TLS-ERP Benutzerhandbuch

Willkommen im Benutzerhandbuch für TLS-ERP. Dieses Dokument beschreibt alle Module, Funktionen und Einstellungen des Systems – von der Anmeldung über die Projektverwaltung bis hin zur Einnahmenüberschussrechnung.

---

Einführung

TLS-ERP ist ein webbasiertes ERP-System für Kleinunternehmen, Selbstständige und Gewerbetreibende. Es bündelt Projekt-, Kunden- und Belegverwaltung in einer Oberfläche und erzeugt steuerlich verwertbare Auswertungen wie Umsatzberichte, offene Posten und die Einnahmenüberschussrechnung (EÜR) für Mein ELSTER.

Funktionsumfang im Überblick

Bereich	Inhalt
Hauptmenü	Mein Dashboard, Projekte (mit Kunden, Rechnungen, Angeboten, Verträgen, Ausgaben)
Berichte	Umsatzbericht, Offene Posten, EÜR (inkl. Anlage G)
Einstellungen	Benutzerverwaltung, Audit Log, Branding, Nummerierung
Account	Mein Profil, Security (Passwort, 2FA, Deaktivierung)

Testphase

Neue Konten erhalten eine 30-tägige kostenlose Testphase.

---

1. Anmeldung und Registrierung

1.1 Anmeldung (bestehende Benutzer)

Auf der Startseite Welcome back stehen zwei Anmeldewege zur Verfügung:

1. Mit E-Mail und Passwort
2. Email eingeben
3. Password eingeben
4. Auf Log in klicken
5. Mit Google-Konto – Schaltfläche Log in with Google

Passwort vergessen? Klicken Sie auf den Link Forgot? rechts im Passwortfeld. Sie erhalten eine E-Mail mit weiteren Anweisungen.

Noch kein Konto? Klicken Sie unter dem Anmeldeformular auf Sign up for free.

---

1.2 Erstregistrierung (neues Konto)

Die Registrierung erfolgt in zwei Schritten.

Schritt 1 – Persönliche Daten

Auf der Seite Get started with our service ausfüllen:

• First Name und Last Name (Pflichtfelder)
• Email (Pflichtfeld)
• Phone (optional)
• Password (Pflichtfeld, mindestens 8 Zeichen)

Anschließend auf Weiter klicken. Alternativ kann mit Register with Google ein Google-Konto verknüpft werden.

Schritt 2 – Organisation wählen

Auf der Seite Organisation wählen stehen zwei Optionen:

Option	Beschreibung
Beitreten	Einer bereits bestehenden, öffentlich sichtbaren Organisation beitreten
Neu erstellen	Eine eigene Organisation anlegen

Bei Neu erstellen sind folgende Felder anzugeben:

• Organisationsname (Pflichtfeld)
• Hauptfarbe (Branding, optional – Standard #2E75B6)

Mit Konto erstellen wird die Registrierung abgeschlossen. Mit Zurück gelangen Sie zur vorherigen Seite.

Hinweis: Logo, Farbschema und weitere Branding-Einstellungen können nach der Registrierung jederzeit unter Einstellungen → Branding angepasst werden.

---

2. Bedienoberfläche

Nach der Anmeldung gelangen Sie auf das Dashboard.

2.1 Aufbau

Element	Beschreibung
Logo (oben links)	Anzeige der Marke (z. B. TLS-ERP)
Seitenmenü (links)	Hauptmenü mit allen Modulen, ausklappbar via «
Breadcrumb-Leiste (oben)	z. B. Home / Dashboard zur schnellen Navigation
Theme-Toggle (oben rechts)	Umschalten zwischen Hell- und Dunkelmodus
Benutzer-Avatar (oben rechts)	Zugriff auf Kontoeinstellungen und Abmelden
Benutzerleiste (unten links)	Anzeige des angemeldeten Nutzers mit Logout-Symbol

2.2 Seitenmenü

Das Seitenmenü ist in drei Bereiche gegliedert:

• HAUPTMENÜ – Mein Dashboard, Projekte
• BERICHTE – Berichte (Umsatz, Offene Posten, EÜR)
• EINSTELLUNGEN – Einstellungen (Benutzerverwaltung, Audit Log, Branding, Nummerierung)

Über den Pfeil rechts an Projekte, Berichte und Einstellungen lassen sich die jeweiligen Untermenüs auf- und einklappen.

---

3. Mein Dashboard

Das Dashboard fasst die wichtigsten Kennzahlen zusammen und bietet Schnellzugriffe für häufige Aufgaben.

3.1 Begrüßung und KPI-Karten

Oben begrüßt das Dashboard mit „Willkommen, Ihr Unternehmen" und zeigt vier KPI-Karten für den aktuellen Monat:

KPI	Inhalt
Rechnungen	Anzahl Rechnungen diesen Monat (inkl. Veränderung in %)
Projekte	Anzahl aktiver Projekte
Kunden	Anzahl Kunden gesamt
Umsatz	Brutto bezahlt (inkl. Veränderung in %)

Oben rechts öffnet Umsatzbericht direkt den Bericht Umsatz.

3.2 Getting started

Karten für den schnellen Einstieg:

• Neues Projekt erstellen – Projekt anlegen und verwalten
• Neuen Kunden anlegen – Kundenstammdaten erfassen
• Neue Rechnung erstellen – Rechnung mit MwSt. ausstellen
• Angebot erstellen – Angebot für einen Kunden anlegen
• Branding konfigurieren – Logo, Farben und Firmendaten

3.3 Aktivitätsprotokoll

Rechts neben dem „Getting started"-Block werden die letzten Systemereignisse angezeigt. Über Alle anzeigen öffnet sich das vollständige Audit Log.

3.4 Weitere Kennzahlen

Im unteren Bereich werden zusätzlich angezeigt:

• Offene Rechnungen (mit Trend in %)
• Überfällige Rechnungen (mit Trend in %)
• Aktive Kunden (mit Trend in %)

Jede Karte hat oben rechts ein Pfeil-Symbol, das in die zugehörige Detailansicht führt.

---

4. Modul „Projekte"

Im Hauptmenü unter Projekte finden Sie folgende Untermenüs:

• Alle Projekte
• Kunden
• Rechnungen
• Angebote
• Verträge
• Ausgaben

4.1 Alle Projekte

Home / Projekte

Liste aller Projekte mit Anzahl im Titel (z. B. Meine Projekte (0)). Solange noch keine Projekte existieren, erscheint der Hinweis „Keine Projekte vorhanden." mit der Schaltfläche Erstes Projekt anlegen. Oben rechts steht zusätzlich + Neues Projekt zur Verfügung.

Neues Projekt anlegen

Home / Projekte / Neues Projekt

Projektinformationen

Feld	Pflicht	Beschreibung
Projektname	ja	Frei wählbarer Name
Projekttyp	ja	Auswahl, z. B. Kundenprojekt
Verknüpfter Kunde	nein	Bestehenden Kunden zuordnen oder über + neu anlegen
Beschreibung	nein	Mehrzeilige Freitextbeschreibung

Projektbild

• Bild-URL (optional) zur Visualisierung des Projekts.

Mit Projekt erstellen (oben rechts) wird das Projekt gespeichert, mit Abbrechen verworfen. Über das Pfeilsymbol oben links gelangen Sie zurück zur Liste.

---

4.2 Kunden

Home / Projekte / Kunden

Liste aller Kunden mit Anzahl im Titel und einer Suchen…-Leiste zur Volltextsuche. Bei leerer Liste erscheint der Hinweis „Keine Kunden gefunden – Bitte anderen Suchbegriff verwenden.".

Mit + Neuer Kunde (oben rechts) wird ein neuer Kundendatensatz angelegt.

---

4.3 Rechnungen

Home / Projekte / Rechnungen

Verwaltung aller Ausgangsrechnungen. Rechnungen werden gemäß den Vorgaben unter Einstellungen → Nummerierung automatisch nummeriert (z. B. RE-2026-0001).

Rechnungsangaben aus dem Branding

Steuernummer, USt-IdNr., Bankverbindung und Fußzeilentext werden aus Einstellungen → Branding auf jede Rechnung übernommen.

---

4.4 Angebote

Home / Projekte / Angebote

Neues Angebot

Home / Projekte / Angebote / Neues Angebot

Angebotsdaten

Feld	Pflicht	Beschreibung
Projekt	nein	Vorhandenes Projekt zuordnen oder via + neues Projekt anlegen
Kunde	nein	Vorhandenen Kunden zuordnen oder via + neuen Kunden anlegen
Angebotsdatum	ja	Datum der Angebotserstellung
Gültig bis	ja	Gültigkeitsdatum des Angebots

Leistungsbeschreibung

Feld	Pflicht	Beschreibung
Beschreibung der Leistung	ja	Mehrzeilige Beschreibung
Gesamtbetrag brutto (€)	ja	Brutto-Endbetrag

Aktionen oben rechts:

• Abbrechen – Eingabe verwerfen
• Entwurf speichern – Angebot als Entwurf sichern
• Angebot senden – Angebot finalisieren und versenden

Angebot importieren (Archiv-Import)

Home / Angebote / Archiv-Import

Für bereits außerhalb des Systems erstellte Angebote.

Dokumentdaten

Feld	Pflicht
Angebots-Nr.	ja
Kunde	ja
Angebotsdatum (TT.MM.JJJJ)	ja
Gültig bis (TT.MM.JJJJ)	ja
Betrag (€)	ja
Status (z. B. Angenommen)	ja
Beschreibung	nein

PDF-Anhang (optional) – über PDF auswählen kann ein Original-PDF angehängt werden.

Mit Importieren wird der Datensatz übernommen.

---

4.5 Verträge

Home / Projekte / Verträge

Übersicht mit Statuskacheln:

Kachel	Bedeutung
Gesamt	Anzahl aller Verträge
Aktiv	Aktuell gültige Verträge
Gesendet	An den Vertragspartner gesendet
Entwurf	Noch nicht abgeschlossen

Die Tabelle zeigt Vertrags-Nr., Vertragspartner, Wert, Laufzeit bis und Status. Oben rechts: Importieren und + Neuer Vertrag.

Neuer Vertrag

Home / Projekte / Verträge / Neuer Vertrag

Vertragsdaten

Feld	Pflicht	Beschreibung
Projekt	nein	Optionale Verknüpfung
Vertragspartner	nein	Kunde auswählen oder via + neu anlegen
Startdatum	ja	Beginn der Laufzeit
Enddatum	nein	Ende der Laufzeit (optional bei unbefristeten Verträgen)

Leistung & Wert

Feld	Pflicht
Leistungsbeschreibung	ja
Vertragswert (€)	ja

Mit Vertrag speichern wird der Datensatz angelegt.

Vertrag importieren

Home / Verträge / Archiv-Import

Pflichtfelder: Vertrags-Nr., Vertragspartner, Laufzeit von / bis, Vertragswert (€), Status (z. B. Aktiv). Optional: Leistungsgegenstand und PDF-Anhang.

---

4.6 Ausgaben

Home / Projekte / Ausgaben

Übersicht mit drei KPIs:

• Gesamt Ausgaben (Brutto)
• Vorsteuer gesamt
• Diesen Monat (Anzahl Ausgaben)

Die Tabelle enthält die Spalten Datum, Lieferant, Kategorie, Beschreibung, Netto (€), Vorsteuer (€), Brutto (€) und Beleg.

Neue Ausgabe

Home / Projekte / Ausgaben / Neue Ausgabe

Ausgabedaten

Feld	Pflicht
Datum (TT.MM.JJJJ)	ja
Lieferant	ja
Kategorie (EÜR)	ja
Beschreibung	ja

Beträge

Feld	Pflicht	Beschreibung
Nettobetrag (€)	ja	Netto
Steuersatz	ja	z. B. 19 % MwSt.

Die Felder Nettobetrag, Vorsteuer und Bruttobetrag werden automatisch berechnet und rechts angezeigt.

Beleg

• Beleg hochladen (PDF, optional) über Durchsuchen….

Mit Ausgabe speichern wird der Eintrag gesichert.

EÜR-Anbindung

Die hier gewählte Kategorie (EÜR) bestimmt, in welcher Zeile die Ausgabe später im Bericht EÜR unter B. Betriebsausgaben auftaucht.

---

5. Berichte

Im Seitenmenü unter Berichte stehen drei Auswertungen zur Verfügung:

• Umsatz
• Offene Posten
• EÜR

Jeder Bericht kann oben rechts über PDF drucken als PDF exportiert werden.

5.1 Umsatzbericht

Home / Berichte / Umsatzbericht

Drei Kennzahlen oben:

• Rechnungen gesamt
• Nettoumsatz gesamt
• Bruttoumsatz gesamt

Im Hauptbereich:

• Monatlicher Umsatz – Diagramm mit den Reihen Nettoumsatz und Bruttoumsatz
• Aufstellung nach Monat – Tabelle mit den Spalten Monat, Netto, MwSt., Brutto sowie einer Gesamt-Zeile

5.2 Offene Posten

Home / Berichte / Offene Posten

Kennzahlen oben:

• Offene Posten gesamt (Anzahl)
• Gesamtbetrag offen (€)
• Überfällig (€) – farblich hervorgehoben

Sind keine Posten vorhanden, erscheint der Hinweis „Keine offenen Posten – Alle Rechnungen sind bezahlt oder storniert.".

5.3 Einnahmenüberschussrechnung (EÜR)

Home / Berichte / EÜR

Oben rechts kann das Geschäftsjahr ausgewählt und der Bericht via PDF drucken exportiert werden.

Mein ELSTER – Anlage EÜR

Die Zeilennummern entsprechen dem offiziellen Formular. Öffnen Sie die Anlage EÜR in Mein ELSTER und übertragen Sie die Werte manuell anhand dieser Zeilen. Über das Kopier-Symbol neben jedem Wert wird der Betrag in die Zwischenablage übernommen.

A. Betriebseinnahmen

Position	Inhalt
Umsätze 19 % USt	Summe der Nettoumsätze zu 19 %
Umsätze 7 % USt	Summe der Nettoumsätze zu 7 %
Steuerfreie Umsätze (Reverse Charge)	Steuerfreie Umsätze
Vereinnahmte Umsatzsteuer	Summe der eingenommenen USt
Gesamt Einnahmen	Summe (grün hervorgehoben)

B. Betriebsausgaben

Aufgelistet nach Kategorie (EÜR) der erfassten Ausgaben. Sind keine Ausgaben für das gewählte Jahr vorhanden, erscheint „Keine Ausgaben für 2026 erfasst.".

C. Ergebnis

Position	Inhalt
Gesamt Einnahmen	+ Betrag
Gesamt Ausgaben	– Betrag
Gewinn / Verlust	Saldo (grün/rot)

Zusätzlich: Block USt-Zahllast

Position	Inhalt
Vereinnahmte Umsatzsteuer	Summe der eingenommenen USt
Abzgl. Vorsteuer	Summe der gezahlten Vorsteuer
USt-Zahllast (USt – Vorsteuer)	Saldo

D. Anlage G — Einkünfte aus Gewerbebetrieb

Diese Werte stammen direkt aus der EÜR oben und werden für die Einkommensteuererklärung · Zeilen für Gewerbetreibende vorbereitet.

ESt-Zeile	Bezeichnung	Wert
Zeile 1	Laufender Gewinn/Verlust aus Gewerbebetrieb	aus C übernommen
Zeile 4	Summe der Einkünfte aus Gewerbebetrieb	aus C übernommen
–	Hinzurechnungen / Kürzungen (§ 15a EStG, §§ 4h, 4i EStG)	nicht erfasst

---

6. Einstellungen

Home / Einstellungen

Das Untermenü von Einstellungen enthält:

• Benutzerverwaltung
• Audit Log
• Branding
• Nummerierung

6.1 Benutzerverwaltung

Home / Einstellungen / Benutzerverwaltung

Zwei Reiter:

• Benutzer – Liste der aktiven Benutzer mit Avatar, Name, E-Mail, Rolle und Statusbadge Aktiv
• Freizuschalten – Beitrittsanfragen neuer Benutzer

Aktionen pro Zeile:

• Bearbeiten (Stift-Symbol) – Rolle, Name oder Status ändern
• Sperren / Deaktivieren (Verbots-Symbol)

Oben rechts: + Benutzer hinzufügen für Einladungen per E-Mail.

Sicherheit

Benutzer sollten deaktiviert statt gelöscht werden, um Audit-Spuren zu erhalten.

6.2 Audit Log

Home / Einstellungen / Audit Log

Vollständige Historie aller systemrelevanten Aktionen.

Filter (oben):

• Bereich – z. B. Alle, Benutzer, Rechnungen …
• Aktion – z. B. Alle, Geändert, Erstellt …
• Von und Bis – Datumsbereich (TT.MM.JJJJ)
• Suchen – Volltextsuche

Tabelle: Zeitpunkt, Benutzer, Aktion, Details (z. B. „Benutzer: 11").

Unten: Pagination mit Items per page (Standard 50) und Anzahl der Einträge.

6.3 Branding & Organisation

Home / Einstellungen / Branding

Hier werden Farbschema, Unternehmensangaben und Organisationseinstellungen verwaltet. Rechts wird durchgehend eine Vorschau einer Beispielrechnung angezeigt.

Organisation

Einstellung	Beschreibung
Öffentlich sichtbar	Toggle: Wenn aktiv, erscheint die Organisation auf der Registrierungsseite, sodass neue Benutzer beantragen können beizutreten. Standardmäßig ist die Organisation privat – nicht auffindbar.

Farbschema

Vier vordefinierte Schemata zur Auswahl:

Schema	Farben
Standard (aktiv)	Violett-Indigo / Anthrazit
Magenta & Violett	Helllila / Magenta
Rose & Rot	Pink / Rot
Cyan & Orange	Türkis / Orange

Unternehmensangaben

• Firmenname (Pflichtfeld)
• Straße und Hausnummer
• PLZ und Stadt
• Land (Standard DE)

Design & Erscheinungsbild

• Logo hochladen – PNG, JPG, SVG oder WebP, max. 1 MB
• Primärfarbe – Hex-Wert (z. B. #2E75B6) mit Farbwähler
• Schriftart – Auswahl, Standard Inter

Steuerliche Angaben

Feld	Hinweis
Steuernummer (z. B. 12/345/67890)	Pflichtangabe auf Rechnungen gem. § 14 UStG
Umsatzsteuer-IdNr. (z. B. DE123456789)	Alternativ zur Steuernummer (optional für Kleingewerbe)
Kleinunternehmerregelung (§ 19 UStG)	Toggle. Wenn aktiv: Keine Umsatzsteuer ausweisen. Auf Rechnungen wird automatisch der Hinweis „Gemäß § 19 UStG wird keine Umsatzsteuer berechnet." ergänzt.

Rechnungsangaben

• Fußzeilentext (Impressum / Handelsregistereintrag) – mehrzeilig
• Bankverbindung – mehrzeilig (IBAN, BIC, Bank)

Mit Einstellungen speichern (unten rechts) werden alle Änderungen übernommen.

6.4 Nummerierung

Home / Einstellungen / Nummerierung

Hier wird festgelegt, wie Dokumentnummern automatisch vergeben werden – getrennt für Rechnungen, Angebote und Verträge.

Verfügbare Platzhalter: {{nummer}}, {{jahr}}, {{monat}}, {{kuerzel}}

Pro Belegart stehen drei Felder zur Verfügung:

Feld	Beschreibung
Format	z. B. RE-{{jahr}}-{{nummer}}
Startnummer	Einmalig setzbar – nach erstem Dokument dauerhaft gesperrt
Stellen (Padding)	z. B. 4 ergibt 0001

Unter jedem Block zeigt die Karte Vorschau nächste Nummer das Ergebnis live an, z. B. RE-2026-0001, AN-2026-0001, VR-2026-0001.

Oben rechts: Speichern.

Startnummer

Sobald das erste Dokument einer Belegart erzeugt wurde, kann die Startnummer nicht mehr geändert werden.

---

7. Account – Profil und Sicherheit

Über den Benutzer-Avatar oben rechts öffnet sich ein Menü mit:

• Anzeige von Name und E-Mail-Adresse
• Kontoeinstellungen (öffnet Home / Account / My Profile)
• Abmelden

Im Account-Bereich gibt es zwei Reiter: My Profile und Security.

7.1 My Profile

Home / Account / My Profile

Feld	Beschreibung
Profilbild	Über Profilbild ändern, max. 1 MB (noch nicht verfügbar)
Vollständiger Name	Pflichtfeld
Vorname / Nachname	optional
Telefonnummer	optional
E-Mail-Adresse	nicht änderbar
Rolle	nur Anzeige, z. B. Administrator

Mit Speichern werden Änderungen übernommen.

7.2 Security

Home / Account / Security

Bereich	Aktion
Email Address	Anzeige der hinterlegten E-Mail
Password	Change – ein eindeutiges Passwort setzen
2-step verification	Setup – Konto zusätzlich per Code absichern
Deactivate my account	Deactivate – Konto pausieren; bei erneuter Anmeldung wieder aktiv
Delete account	Delete – Konto dauerhaft löschen

Achtung

Eine Kontolöschung kann nicht rückgängig gemacht werden. Verwenden Sie im Zweifel Deactivate.

---

8. Best Practices

• Stammdaten zuerst: Branding, Steuerangaben und Nummerierung vor dem ersten Beleg konfigurieren – die Startnummer ist anschließend gesperrt.
• Belege sofort hochladen: Bei jeder Ausgabe direkt das PDF anhängen, damit später kein Beleg fehlt.
• EÜR-Kategorien sauber wählen: Sie steuern direkt Block B und damit die Anlage EÜR in Mein ELSTER.
• Audit Log regelmäßig prüfen: Insbesondere nach Rollenwechseln in der Benutzerverwaltung.
• Zwei-Faktor-Authentifizierung aktivieren: Unter Account → Security → 2-step verification.

---

9. Häufige Fragen (FAQ)

Wie setze ich mein Passwort zurück?

Klicken Sie auf der Anmeldeseite auf Forgot? rechts im Passwortfeld. Sie erhalten eine E-Mail mit einem Link zum Zurücksetzen.

Kann ich die Startnummer einer Belegart später ändern?

Nein. Sobald das erste Dokument dieser Belegart erstellt wurde, ist die Startnummer dauerhaft gesperrt. Format und Padding lassen sich weiterhin anpassen.

Wie aktiviere ich die Kleinunternehmerregelung?

Unter Einstellungen → Branding → Steuerliche Angaben den Toggle Kleinunternehmerregelung (§ 19 UStG) aktivieren. Auf Rechnungen erscheint dann automatisch der Hinweis nach § 19 UStG, und es wird keine Umsatzsteuer ausgewiesen.

Wo finde ich Werte für die Anlage EÜR in Mein ELSTER?

Unter Berichte → EÜR. Über das Kopier-Symbol neben jedem Betrag wird der Wert in die Zwischenablage übernommen und kann direkt in Mein ELSTER eingefügt werden.

Wie lade ich einen Beleg zu einer Ausgabe hoch?

Beim Anlegen einer Neuen Ausgabe finden Sie unten den Bereich Beleg. Über Durchsuchen… kann eine PDF-Datei hochgeladen werden.

Wie lasse ich neue Benutzer beitreten?

Aktivieren Sie unter Einstellungen → Branding → Organisation den Toggle Öffentlich sichtbar. Beitrittsanfragen erscheinen anschließend unter Einstellungen → Benutzerverwaltung → Freizuschalten.

Wie wechsle ich zwischen Hell- und Dunkelmodus?

Über das Sonnen-/Mond-Symbol oben rechts neben dem Benutzer-Avatar.

---

Dokumentinformation

Produkt	TLS-ERP
Version	1.2
Stand	Mai 2026
Sprache	Deutsch